Jouw gegevens. Helder uitgelegd.

Boxxpro is een dienst van Lilopel BV, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 66544122, btw-nummer NL856601317B01. Voor vragen over privacy en verzoeken over je persoonsgegevens kun je ons bereiken via info@boxxpro.com.

Lilopel BV is verwerkingsverantwoordelijke voor gegevens over onze eigen accounts, klantrelaties, ondersteuning, facturatie en website. Voor persoonsgegevens die jouw organisatie in Boxxpro invoert, zoals gegevens van klanten of medewerkers, treedt Boxxpro doorgaans op als verwerker namens jouw organisatie. Die organisatie bepaalt het doel van die verwerking. Ben je klant of medewerker van een Boxxpro-gebruiker, richt je verzoek dan eerst aan die organisatie; wij ondersteunen waar nodig.

Dit hangt af van de functies die je gebruikt. Gegevens komen van jou, van bevoegde gebruikers binnen je organisatie of van een dienst die je zelf koppelt.

• Account en contact: naam, zakelijk e-mailadres, bedrijfsgegevens, gebruikersrechten en inloggegevens.
• Administratie: klant- en leveranciersgegevens, facturen, offertes, betalingen, banktransacties, projecten, taken, uren, boekingen, documenten en notities die je toevoegt.
• Ondersteuning: gegevens die je verstrekt wanneer je contact met ons opneemt.
• Techniek: IP-adres, browser- en apparaatgegevens, sessiegegevens en technische of beveiligingsregistraties.
• Optionele koppelingen: de gegevens en toestemmingen die nodig zijn voor een geactiveerde integratie. Voor Google Agenda staat dit afzonderlijk hieronder.

Voer alleen gegevens in die nodig zijn voor je administratie. Zet geen medische of andere gevoelige informatie in afspraaknamen of notities wanneer die naar een externe agenda wordt gesynchroniseerd.

• De dienst leveren: accounts beheren, administratie verwerken, gekozen koppelingen uitvoeren en ondersteuning bieden. Voor onze eigen klantrelatie is dit nodig voor de overeenkomst of om op jouw verzoek een overeenkomst voor te bereiden.
• Betrouwbaarheid en beveiliging: storingen oplossen, misbruik voorkomen en toegang beveiligen. Daarbij baseren we ons op ons gerechtvaardigd belang en wegen we jouw privacybelangen mee.
• Wettelijke verplichtingen: bijvoorbeeld onze eigen financiële administratie en het afhandelen van een geldig wettelijk verzoek.
• Toestemming: voor optionele analytische cookies en voor toegang tot je Google-account. Je kunt die toestemming weer intrekken.

Bij verwerking namens jouw organisatie bepaalt die organisatie de toepasselijke grondslag. Als je noodzakelijke accountgegevens niet verstrekt, kunnen we het account niet aanbieden. Google Agenda en analytische cookies zijn optioneel.

We delen gegevens alleen voor de dienstverlening, op jouw instructie of wanneer dat wettelijk noodzakelijk is. Ontvangers kunnen hosting-, beveiligings-, ondersteunings- en communicatieleveranciers zijn. Afhankelijk van je instellingen gebruiken functies bijvoorbeeld Mollie voor betalingen, GoCardless voor bankgegevens, MessageBird voor sms en OpenAI voor AI-ondersteuning. Daarbij kan de voor die functie benodigde inhoud worden verwerkt. Activeer alleen koppelingen die passen bij de afspraken binnen je organisatie.

Voor websiteanalyse gebruiken we Google Analytics na toestemming. Dit staat los van de Google Agenda-koppeling. Dienstverleners kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Bij zo’n doorgifte moet een geldige bescherming gelden, zoals een adequaatheidsbesluit of passende contractuele waarborgen. Je kunt ons vragen welke ontvangers en waarborgen op jouw gebruik van toepassing zijn. We verkopen je persoonsgegevens niet.

De bewaartermijn hangt af van het doel en de afspraken met jouw organisatie. We gebruiken de volgende criteria:

• Accounts en administratie: zolang deze nodig zijn om de dienst te leveren en daarna voor de afwikkeling van opzegging, export, verwijderverzoeken of een concreet geschil. Voor gegevens die we als verwerker bewaren, gelden ook de instructies en afspraken met je organisatie.
• Eigen facturatie: zolang wettelijke administratieve en fiscale bewaarplichten dat vereisen. Dit betekent niet dat alle inhoud van een Boxxpro-account automatisch even lang moet worden bewaard.
• Support en beveiligingsregistraties: zolang nodig voor het betreffende verzoek, onderzoek, misbruikpreventie of de onderbouwing van een aanspraak.
• Google-koppelgegevens: zolang de koppeling actief is; bij ontkoppelen van boekingen worden de hiervoor beschreven actieve koppelgegevens gewist. Afspraakgegevens in Boxxpro en Google hebben een afzonderlijke levensduur.
• Back-ups: verwijderde gegevens kunnen tijdelijk voorkomen in bestaande back-ups tot deze volgens het toepasselijke back-upschema worden vervangen of verwijderd. Een verwijderverzoek wist dus niet noodzakelijk meteen iedere back-upkopie.

Opzeggen, ontkoppelen en gegevens verwijderen zijn verschillende handelingen. Vraag vóór opzegging zo nodig om een export en geef aan welke gegevens je wilt laten verwijderen. Voor informatie over de concrete termijnen bij jouw account kun je ons mailen.

De applicatie gebruikt functionele cookies, bijvoorbeeld om je ingelogd te houden en formulieren te beveiligen. De website bewaart je keuze over analyse in de lokale browseropslag onder boxxpro_consent.

Google Analytics wordt pas geladen na je keuze ‘Accepteren’. Daarmee meten we websitebezoek en gebruik, waaronder bezochte pagina’s en klikken op actieknoppen. Via ‘Weigeren’ blijft deze analyse uit. Je kunt je keuze opnieuw maken door de cookies én websitegegevens van boxxpro.com in je browser te wissen en de website opnieuw te openen.

Kom je binnen via een verwijzingslink met een ref-code, dan kan de website die code maximaal 30 dagen bewaren in de cookie boxxpro_ref om een aanmelding aan die verwijzing te koppelen. Je browser biedt mogelijkheden om cookies te bekijken, te blokkeren en te verwijderen. Het blokkeren van noodzakelijke cookies kan inloggen of andere functies verhinderen.

We nemen maatregelen om onbevoegde toegang, verlies en misbruik tegen te gaan, waaronder beveiligde verbindingen, authenticatie en gebruikersrechten. Niet iedere medewerker of gebruiker hoort toegang te hebben tot alle gegevens. Bewaar je inloggegevens zorgvuldig, geef alleen noodzakelijke rechten en gebruik beschikbare extra beveiliging. Geen systeem kan volledige veiligheid garanderen.

Afhankelijk van de situatie kun je vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking van verwerking of overdracht van je gegevens. Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang en toestemming intrekken. Intrekken maakt eerder rechtmatig gebruik niet met terugwerkende kracht onrechtmatig.

Stuur je verzoek naar info@boxxpro.com. We controleren zo nodig op een passende manier of het verzoek van de juiste persoon komt. We reageren in beginsel binnen één maand; als een wettelijke verlenging nodig is, leggen we dat binnen die termijn uit. Soms kunnen wettelijke verplichtingen of de rechten van anderen een verzoek beperken. We lichten dat dan toe.

Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of de bevoegde privacytoezichthouder in jouw land.

Bij wijzigingen in de dienst of onze werkwijze passen we dit beleid aan. De datum bovenaan laat zien wanneer de tekst voor het laatst is bijgewerkt. Bij wezenlijke wijzigingen informeren we je waar dat nodig is. Deze verklaring vervangt geen eventuele verwerkersovereenkomst met jouw organisatie.

Privacycontact: Lilopel BV / Boxxpro — info@boxxpro.com.